|
به جای غر زدن مدیریت زمان را بیاموزید
انگار عقربه های ساعت شمایی که مسئولیت انجام دادن هزار و یک کار ریز و درشت را به عهده گرفته اید، تندتر می چرخد و حتی اگر روزتان ۴۰ ساعت هم بشود، باز هم کارهای انبارشده روی هم تمام نمی شوند. اگر همیشه به قرارهایتان نیم ساعت دیر می رسید و کارها را یک روز بعد از تمام شدن زمانی که برایتان تعیین کرده بودند انجام می دهید، این مطلب برای شماست. ما با کمک اصول مدیریت زمان، می توانیم روز ۲۴ ساعته شما را طولانی تر کنیم.
با یک دست چند هندوانه بر می دارید؟
به اینکه در طول روز ده ها کار را به موازات هم پیش می برید، زیاد افتخار نکنید. شاید به همین دلیل است که مدام وقت کم می آورید و نمی توانید کارها را آن طور که انتظار دارید پیش ببرید. واقعیت این است که تنها گروه کوچکی از آدم ها همه فن حریف یا به قول غربی ها مالتی تسک (multitask) هستند و باقی آدم ها، تنها به این خیال که از پس انجام همزمان کارها بر می آیند، سرشان را بدون داشتن توانایی های لازم، شلوغ می کنند. اگر شما هم از گروه آدم هایی هستید که به بهانه همه فن حریف بودن مسئولیت های زیادی را به عهده می گیرید، باید بدانید که یکی از اصلی ترین دلایل وقت کم آوردن هایتان همین موضوع است.
چه باید کرد؟
کارهای فردایتان را روی یک کاغذ به ترتیب اهمیت و زمانی که باید به انجام برسند، فهرست کنید. دور کارهایی که می توانید در آن روز انجام ندهید یا اینکه به پایان رساندنشان را به عهده فرد دیگری بگذارید خط قرمز بکشید. یادتان نرود که شما مسئول انجام همه کارها نیستید و همین که در هر روز سه کار مهم را انجام دهید، عالی است. اگر همکارتان می تواند بخشی از کار را انجام دهید، به او نه گویید و اگر همسرتان می تواند به برخی امور رسیدگی کند، حتما از او کمک بخواهید. باور کنید با یک دست، چند هندوانه برداشتن، همیشه نشان دهنده قدرت نیست.
کم خوابید؟
استرس تمام نشدن کارهایی که خودتان را موظف به انجامشان می دانید، ممکن است شما را بی خواب کند، یا اینکه مجبورتان کند از خودتان چند ساعت وقت قرض بگیرید و به جای خوب خوابیدن، هنوز سپیده سر نزده از خواب بیدار شوید و به کارهایی که روی هم انبار شده برسید؛ اما اگر نگاهی به اغلب روزهایی که خودتان را برای رسیدگی به مسئولیت هایتان از خواب محروم کرده اید بیندازید، می بینید که در پایان روز، باز هم چند کار ناتمام برایتان باقی مانده و داشتن وقت بیشتر، باز هم به تمام و کمال انجام شدن کارهایتان منجر نشده است.
چه باید کرد؟
خواب ناکافی، نه تنها در درازمدت می تواند سلامت جسم و روانتان را با مشکلات بسیار مواجه کند، بلکه حتی در همان روز هم قدرت مغزتان برای پردازش اطلاعات و تمرکز کردن را پایین می آورد و شمار ا کند و کم دقت می کند. اگر می خواهید به همه کارهایتان برسید، شب ها هفت ساعت بخوابید و در میانه روز هم خود را به یک چرت ۲۰ دقیقه ای مهمان کنید تا مغزتان با آمادگی بیشتری برنامه هایتان را اجرا کند.
اگر می خواهید به همه کارهایتان برسید، شب ها هفت ساعت بخوابید
همه جا ساعت نصب کرده اید؟
اگر روی دیوار رو به رویی تان، رو میز گوشه اتاق، روی مچ دستتان و روی میز کارتان و خلاصه در همه گوشه هایی که چشمتان هرازگاهی به آن ها خیره می شود، ساعت گذاشته اید، باید انتظار تمام نشدن کارهایی را که قصد انجام دادنشان را داشته اید هم داشته باشید.
نگرانی بیش از حد در مورد زمان و مشخص کردن ساعت برای انجام شدن همه کارها، می تواند شما را از برنامه هایتان عقب بیندازد. اگر از آدم های ساعت دوست هستید، باید بدایند استرسی که این نگرانی به شما وارد می کند، یکی از دلایل همیشگی ناکامی شما در انجام کارهای روزانه تان است.
چه باید کرد؟
برای یک روز هم که شده، سعی کنید بدون ساعت زندگی کنید. اگر نگران هستید که زمان آوردن کودکتان از مدرسه بگذرد، می توانید ساعتی را برای یادآوری کودک کنید، اما جلوی چشمتان نگذاردیش. به خودتان بگویید که هر زمان کار شماره یک تمام شد، سراغ کار شماره دو می روید و به خاطر نگرانی در مورد چرخیدن عقربه های ساعت، کارها را نیمه کاره رها نمی کنید.
عادت های دیگران را کپی می کنید؟
اگر کارهایتان را براساس الگوهای رفتاری دیگران انجام می دهید، طبیعی است که وقت کم بیاورید و کارها را به خوبی که انتظار دارید پیش نبرید. نباید فراموش کنید که هر فرد با توجه به توانایی ها و محدودیت هایی که دارد، می تواند شیوه ای منحصر به فرد را برای انجام کارهایش انتخاب کند و اینکه رفتن از یک مسیر برای فردی موفقیت را به همراه داشته، معنایش این نیست که هر کسی با عبور از آن به موفقیت می رسد.
چه باید کرد؟
به جای کپی کردن عادت های دیگران، راهی مخصوص به خودتان را برای حل مسئله پیدا کنید. نمی گوییم از شکست ها و پیروزی های دیگران درس نگیرید، قرار نیست شما همه چیز را از روی نقطه صفر شروع کنید، اما نباید به خاطر توجه کردن به تجربه های دیگران، نوآوری را کنار بگذارید و از کشف کردن دست بردارید.
بیش از حد اجتماعی هستید؟
شاید متوجه نشوید که چند ساعت از روزتان را صرف شبکه های اجتماعی مجازی می کنید اما اگر یک روز با آگاهی بیشتری به این رفتارتان نگاه کنید، خواهید دید که بخش بزرگی از وقتتان در روز صرف اینستاگرام و سایت های خبری و چک کردن ای میل هایتان می شود. حتی اگر چند ساعت را صرف این رسانه ها نکنید، ممکن است با چک کردن این صفحات در میانه کارهایتان، تمرکزتان را از بین ببرید و زمان انجام شدن کارها را طولانی تر کنید.
چه باید کرد؟
به جای اینکه هر نیم ساعت یک بار سراغ تلفن همراهتان بروید و پیام های ناخوانده را بخوانید، با خودتان عهد کنید که تا کاری که مشغول انجام دادنش هستید تمام نشده، سراغ تلفن همراه و شبکه های اجتماعی مجازی نمی روید. به جای اینکه هرچند دقیقه یک بار سراغ گوشی یا تبلت تان بروید، می توانید حدود سه وعده ۲۰ دقیقه ای را صرف اینترنت گردی کنید و نگذارید اینترنت بازی در میانه روز، تمرکزتان برای انجام کارهای مهم تر را کم کند.
لقمه را دور سرتان می چرخانید؟
حتی اگر هیچ یک از اشتباهات گفته شده باعث هدر رفتن زمانتان نشوند، با طولانی کردن مسیر کارهایی که انجام می دهید، می توانید سرعتتان در انجام کارها را پایین بیاورید. شمایی که هر روز باید به چند کار مختلف برسید، اگر با راه و رسم ادغام مسئولیت ها آشنا نباشید، قطعا تا پایان روز به نیمی از کارهایی که انتظار داشته اید، نخواهید رسید.
چه باید کرد؟
برای کوتاه کردن مسیر انجام کارها، باید کارهای مشابه را همزمان با هم انجام دهید. برای مثال اگر هم باید غذا درست کنید و هم کابینت ها را مرتب کنید، در فاصله سرخ شدن پیان می توانید یکی از کابینت ها را مرتب کنید و وقتی غذا مشغول دم کشیدن است هم سراغ دیگری بروید. این الگو را می توانید به همه کارهایی که در طول روز موظف به انجامشان هستید، تعمیم دهید.
|