به این جمله خوب دقت كنید:" دوست دارم این كار را انجام دهم؛ اما حیف، وقتش را ندارم! "تا به حال چند بار این جمله را گفتهاید؟ امروزه مدیریت بهینه زمان، برای بسیاری از قشرها، مانند كارفرمایان، كارمندان، دانشجویان و حتی خانه‌داران، دردسری بزرگ محسوب می‌شود و این افراد اغلب از نداشتن وقت كافی برای انجام كارها، شكایت می‌كنند.
اولویت‌بندی در كارها، ماهیت بنیادین مدیریت زمان است؛ به این معنا كه بعضی از كارها را باید اول انجام داد و بعد به كارهای دیگر پرداخت. هدفهای خود را تعیین، سپس آنها را براساس اهمیتشان اولویت‌بندی كنید. حالا نوبت تعیین یک برنامه زمانی، برای اجرای این اهداف است.
اولویت‌بندی در كارها، ماهیت بنیادین مدیریت زمان است؛ به این معنا كه بعضی از كارها را باید اول انجام داد و بعد به كارهای دیگر پرداخت
بهره‌بری از زمان و آگاهی در این زمینه، در هر یک از ما به طرز چشم‌گیری متفاوت است. كارهایی را كه در طول روز انجام می‌دهیم تا حد زیادی بستگی به مقدار انرژی، انگیزه، تواناییها، مهارتها و دیگر منابع در دسترس دارد. بررسی «الگوهای زمانی» كه در خلال آنها به انجام كارها می‌پردازیم، در واقع، نخستین گام به منظور بهبود بخشیدن مدیریت زمان است.
زمان اوج بازدهی را مشخص كنید
منظور از زمان اوج، همان ساعتهایی است كه فرد بسیار پرانرژی و بازدهی و كارایی‌اش بالاست. ساعت بیولوژیكی (ساعت زیستی) بدن كه تأثیر بسزایی بر روی عملكرد فرد دارد، در هر یک از ما متفاوت است. به طور كلی، می‌توان افراد را به سه گروه تقسیم كرد؛ دسته اول در ساعتهای آغازین بامداد، بسیار فعال و پرانرژی هستند و با بازدهی بالا، كارها را انجام می‌دهند. دسته دوم در ساعتهای واپسین، بعدازظهر، بسیار پركارند و بازدهی كارشان در آن ساعتها بیشتر از مواقع دیگر است و آخرین گروه، شب‌زنده‌داران هستند كه نیمههای شب را بهترین موقع برای انجام دادن كارها می‌دانند. پیش از هر چیز، شما باید زمان اوج كاری خود را معین كنید و آن را به كارهای سخت‌تر یا اپرانرژی و بازدهی و كارایی خود اختصاص دهید.
تجزیه و تحلیل مشكلات
آیا می‌توانید با «تعادل» از زمان خود استفاده كنید؟ زمان ما در یک روز، میان كار به عبادت، استراحت و تفریح، تقسیم می‌شود. تعادل به این معناست كه باید زمان كافی برای انجام كارهای بیرون، حفظ و بهبود روابط شاد خانوادگی، خواب، استراحت و فعالیتهایی مانند ورزش و مطالعه داشته باشید.
آیا نیاز اصلی شما، قبول كردن محدودیت زمان است؟ یقیناً در بعضی از دورههای زندگی، زمان كافی برای انجام هر كاری كه دلمان می‌خواهد نداریم. این نكته، به ویژه برای خانوادههایی كه بچههای كوچک دارند و افراد مجردی كه باید كارهای خارج و داخل خانه را خودشان به تنهایی انجام دهند، حائز اهمیت است
آیا زمان كافی برای پرداختن به امور شخصی‌تان دارید؟ گاهی اوقات، زمانی را كه باید صرف امور شخصی و كارهایتان بكنید، اولویت پیدا می‌كند. شما به زمان احتیاج دارید؛ تا به بررسی احساسات و اهدافتان بپردازید.
برای حفظ سلامت روان، به سرگرمیها و كارهای مورد علاقه‌تان بپردازید. توانایی خود را در «نه گفتن»، بالا ببرید و رابطه‌ای شفاف با دیگران برقرار كنید. برای «نه گفتن»، باید تمرین كرد. به خاطر داشته باشید كه نه گفتن و نپذیرفتن یک كار، می‌تواند موجب آری گفتن و پذیرفتن كاری مهم‌تر باشد.
هدف‌گذاری كنید
برای استفاده بهینه از زمان، نخست باید بر روی اهدافتان متمركز شوید. تمام اهداف اعم از شخصی، كاری، اجتماعی، خانوادگی و مالی، مهم هستند و رسیدن به آنها، نیازمند زمان است.
بیشتر مردم ترجیح می‌دهند بر روی چند هدف در زندگی‌شان كار كنند. بررسی اهداف به طور كامل و دقیق، پیش‌نیاز اصلی برای موفقیت در این كار است. شما باید بدانید در زندگی چه چیزی می‌خواهید و چه كسانی و چه سازمان‌ها، علتها و انگیزههایی، برای شما مهم‌تر هستند. بعد از تصمیم گرفتن درمورد اهدافتان، آنها را برروی كاغذ بنویسید؛ در غیر این صورت، ممكن است اهدافتان مبهم باقی بمانند و هیچ‌گاه متوجه نشوید كه آیا به آنها دست یافتهاید یا نه؟ پس به فعالیتها و كارهایی بپردازید كه شما را در رسیدن به این اهداف كمك می‌كنند. حال به منظور رسیدن به هدف نهایی، باید قدمهای كوچک را كه در واقع همان اهداف كوتاه‌مدت هستند، بردارید. تكمیل به موقع این كارهای كوچک و كوتاه‌مدت، اولویت دارد؛ در غیر این صورت، زمان را ازدست دادهاید؛ بدون آن كه پیشرفتی حاصل شود.
یک برنامه زمانی، هم می‌تواند نمایی خلاصه از كارهایی باشد كه می‌خواهید در آینده نزدیک انجام دهید و هم یک برنامه بسیار دقیق از كارها با تمام جزئیاتشان است.
برای خودتان برنامه زمانی بنویسید
یک برنامه زمانی، هم می‌تواند نمایی خلاصه از كارهایی باشد كه می‌خواهید در آینده نزدیک انجام دهید و هم یک برنامه بسیار دقیق از كارها با تمام جزئیاتشان است. اغلب مردم در یک زمان نمی‌توانند بر روی تمام برنامهها، فعالیتها و اهدافشان متمركز باشند. بنابراین، آنها را روی كاغذ بنویسید و فهرستهای متفاوتی از برنامههایتان تهیه كنید.
آسان‌ترین راه برای نوشتن یك برنامه زمانی، فهرستی از كارهای بزرگ و كوچكی است كه باید انجام شوند. این فهرست به تنهایی كافی است تا با یادآوری كارها در زمان آزاد، شما را برآن دارد كه انجامشان دهید.
راه دیگر برای داشتن یك برنامه زمانی، نوشتن كارهایی است كه باید به صورت زنجیره‌ای انجام دهید. در این فهرست، باید توالی زمان نیز رعایت شود. شما باید تصمیم بگیرید كدام كار مهم‌تر است و به انجام آن بپردازید و بعد، به سراغ كارهای دیگر بروید.
سومین نوع جدول زمانی، برنامه‌ای است با تمام جزئیات. این برنامه، هم دربرگیرنده ترتیب كارهاست و هم زمان تقریبی مدیریت زمان برای تكمیل آنها را دراختیارتان می‌گذارد.
اجرای برنامه زمانی
هیچ برنامه زمانی‌ای معجزه نمی‌كند و همیشه عوامل بازدارنده و مشكلات وجود دارند. به هر حال، یک برنامه زمانی كه از قبل تنطیم می‌شود، به شما كمک می‌كند تا وظیفه خود را درحد قابل قبولی انجام دهید و وقتتان كمتر تلف شود.
از قبل برای روزهایی كه كارهای زیاد و سخت دارید، برنامه‌ریزی كنید.
ابتدا به انجام دادن كارهای تكراری بپردازید تا در صورت پیش آمدن كاری ضروری، زمان لازم را در اختیار داشته باشید.
استراتژی های مدیریت زمان
جدا از یک برنامه زمانی كه برای خودتان نوشتهاید، استراتژیهای مدیریت زمان نیز می‌توانند بسیار مفید باشند. هر روز فهرستی از كارهایی كه باید انجام شوند تهیه كنید و آنها را به ترتیب اهمیتشان انجام دهید.همیشه یک دفترچه یادداشت و یک تقویم جیبی همراه داشته باشید و از آنها برای نوشتن فهرست كارهایی كه باید انجام شوند و ثبت زمان قرارهای ملاقات، استفاده كنید.
تا حد امكان اجازه ندهید كارهایی را كه برایشان برنامه‌ریزی نكردهاید، برنامه‌ریزی شما را مختل سازند. تلفنهایی را كه مربوط به شما نیست، جواب ندهید و به دیگران اجازه ندهید در ساعات اوج كاری‌تان، مزاحمتان شوند.هر روز فهرستی از كارهایی كه باید انجام شوند تهیه كنید و آنها را به ترتیب اهمیتشان انجام دهید.
سعی كنید در منزل نیز مانند اداره، منظم و با برنامه باشید. نوشتن فهرست خرید و دیگر موارد، می‌تواند از خستگی و هدررفتن وقت شما بكاهد.در یک زمان، فقط برروی یک چیز متمركز شوید و تمام توان خود را متوجه كاری كنید كه در دست دارید. عواملی را كه در كارتان وقفه ایجاد می‌كنند حذف كنید و وقتتان را صرف فكر كردن به تمام كارهایی كه باید انجام دهید، نكنید.
از مدیریت زمان به عنوان یک ابزار برای هدف‌گذاری، اولویت‌بندی هدفها و معرفی فعالیتهایی كه در راستای نیل به این اهداف به شما كمك می‌كنند، استفاده كنید. در واقع، مدیریت زمان به شما این امكان را می‌دهد تا هوشمندتر كاركنید؛ نه سخت‌تر.