چند راه حل ساده برای مدیریت زمان

امروز می خواهیم ارزشمندترین دارایی زندگی را به شما معرفی کنیم. البته خودتان بهتر از همه آن را می شناسید اما نمی دانید چگونه آن را مدیریت کنید. این دارایی ارزشمند چیزی نیست، جز زمان.
امروز می خواهیم فاکتوری را بررسی کنیم که شاید کمتر به اهمیت آن در حیطه مدیریت کسب و کار توجه شده باشد. زمان از جمله ارزشمند ترین دارایی های انسان در طول زندگی اش است و نحوه استفاده از آن تعیین کننده برد و یا باخت شما در این زندگی خواهد بود. استفاده درست و مفید از زمان خود نیازمند آگاهی از اصول آن و پیروی از مراحلی است که پس از سال ها تحقیق و تلاش محققان به دست آمده اند.
مدیریت زمان یکی از مهارت های اساسی برای موفقیت در کسب و کار است. افراد زیادی هستند که به دلیل نداشتن تمرکز برای مدیریت زمان کاری، ساعت های زیادی را در طول روز هدر می دهند.
نزدیک های غروب آفتاب که می شود، اعصابش خرد می شود و یاد همه کارهای عقب افتاده اش می افتد که باید در طول روز انجام می داده، اما نتوانسته است. با خودش می گوید فردا دیگر همه این کارهای عقب افتاده را انجام خواهم داد، اما باز هم موفق نخواهد شد چرا که با دزدهای زمان آشنا نیست! تعدادی از کارشناسان حرفه ای کسب و کار، روش های ساده ای برای کنترل زمان کاری پیشنهاد می دهند.

اولویت تان را فراموش نکنید
قبل از آن که صبحگاه خانه را ترک کنید، برای روز کاری خود برنامه ای بچینید. شاید لیست کارهایی که باید انجام شوند، نامحدود بود. پنج کار مهم روزتان را انتخاب کنید، اولویت بندی شان کنید و به ترتیب اولویت انجام شان دهید. اگر مطمئن نیستید که باید در لحظه چه کاری انجام دهید، با خود فکر کرده و مهم ترین کار آن زمان را انتخاب کنید. کمتر پیش می آید که اولویت اصلی شما در روز چک کردن شبکه اجتماعی تان باشد!

ارزش مالی هر ساعت شما چند است؟
اگر بدانید که هر ساعت از روزتان چند هزار تومان ارزش دارد، راحت تر می توانید وقت تان را مدیریت کنید. اگر نمی دانید که هر ساعت از وقت تان چقدر می ارزد، حدس بزنید یا از رئیس تان بپرسید. اگر کار آفرین و به عبارت دیگر رئیس خودتان هستید، مطمئنا می دانید که هر ساعت چه ارزشی دارد. پس به راحتی می توانید کارهای بی فایده را کنار بگذارید.

با اولویت بندی از زمان شکست نخورید
اولویت بندی یکی از اولین و مهم ترین گام ها برای مدیریت زمان است. اولویت بندی به شما کمک می کند کارهای غیر ضروری را که نه تنها اوقات خوشی برای شما نمی سازد بلکه زمان حال را هم از شما می گیرد و شما را از اهداف تان دور می کند، حذف کنید.

با قدرت «نه» بگویید
پایبند بودن به زمان به شما کمک خواهد کرد بتوانید درک درستی از زمان داشته باشید و این ویژگی ارزشمندی است که هر فرد می تواند با اندکی تلاش در خود ایجاد کند. شما می توانید متفاوت از دیگران باشید، باید یاد بگیرید که به بسیاری از فرصت ها «نه» بگویید. به یاد داشته باشید هرگاه زمان کافی برای انجام کاری داشتید، آن را قبول کنید چراکه در غیر این صورت ممکن است نتوانید آن کار را به موقع انجام دهید.

زمان مشخصی برای هدر دادن زمان
یکی از بدترین عادت ها در کارهایی مانند چک کردن مدام شبکه های اجتماعی، تماشای تلویزیون، فیلم یا بازی که عامل بزرگی در کاهش بهره وری به حساب می آید، نداشتن برنامه مشخص است. پیشنهاد می شود در ابتدا زمانی را که صرف این قبیل فعالیت ها می کنید محاسبه کنید تا به سادگی ببینید که این کارها چقدر از وقت گرانبهای شما را می بلعند!

ارتباط های تان را کنترل کنید
لازم نیست همواره پذیرای دوستانی باشید که می خواهند با شما گپ بزنند. این افراد می توانند مانع بهره وری و باعث به هم ریختگی محیط یا ذهن شما شوند. با بستن در اتاق کار یا حذف ارتباط چشمی، می توانید به آن ها بفهمانید که شما اکنون مشغولید و وقت اضافه ندارید. راه دیگر برای کاهش مزاحمت، جواب ندادن به تلفن است.

کمال گرایی را کنار بگذارید
هیچ چیز کامل نیست. فقط انجام شان دهید و نهایت تلاش تان را بکنید. شما می خواهید نهایت تلاش تان را بکنید. اما بدانید که کمال گرایی وقت تان را هدر می دهد. هیچ چیز کامل نیست. اگر به چنین چیزی قائل هستید، بدانید که فایده ای ندارد و سعی کنید ساده بگیرید.

هر روز زمانی را به تفکر اختصاص دهید
اگر قبل از شروع و انجام هر پروژه ای لیست برنامه های اولویت بندی شده داشته باشید، در هر روز زمان زیادی را صرفه جویی خواهید کرد. هر روز زمانی را به برنامه ریزی پروژه ها و کارهای تان اختصاص دهید؛ حتی اگر شده قبل از خواب این کار را انجام دهید.

کار را به کار بلد واگذار کنید
اگر کس دیگری می تواند کاری را انجام دهد، آن کار را به او واگذار کنید. شما متوجه شدید که هر ساعت از وقت تان چه مقدار ارزش دارد. به تمام کارهایی که هر روز انجام می دهید نگاهی بیندازید و تصمیم بگیرید که چه کارهایی را نباید خودتان انجام دهید.
به عنوان مثال فرض کنیم هر ساعت از وقت تان 50 هزار تومان ارزش دارد. پس اگر وقت تان را صرف چک کردن شبکه اجتماعی کسب و کارتان کنید، آیا به صرفتان خواهد بود؟ خیر. پس شاید بتوانید شخصی را با هزینه کمتر به این کار بگمارید و در عین ایجاد یک فرصت شغلی، استفاده بهتری از وقت خود کرده باشید.

تلفن و ایمیل خود را محدود کنید
سعی کنید زمان خاصی را به چک کردن تلفن همراه و ایمیل خود اختصاص دهید و خود را مقید کنید تا پس از اتمام زمان تعیین شده، تلفن همراه خود را کنار بگذارید. با اینکار شما زمان زیادی را که صرف چک کردن ایمیل و گوشی خود می کردید را کاهش می دهید.

کلام آخر
مهارت های زیر مواردی هستند که هر فرد باید در مورد مدیریت زمان بداند:
به دنبال زمان بروید
برای یک هفته، تمام زمانی که برای هر کار صرف می کنید را یادداشت کنید و بعد از آن، به آنالیز نتیجه بپردازید.
برنامه هفته آینده شما چیست؟
برای مدت 15 دقیقه در یک مکان آرام بنشینید و برنامه هفته آینده خود را بنویسید. پروژه های کلیدی و کارهایی که باید تا پایان هفته انجام دهید را با در نظر گرفتن زمان برای آن ها بنویسید.
اولویت کاری شما چیست؟
لیست خود را اولویت بندی کنید تا بتوانید مهمترین و کم اهمیت ترین کارهای خود را شناسایی کنید.
زمان خود را روی کاغذ پیاده کنید
زمانی که برای تکمیل کارهای پراهمیت خود لازم دارید را یادداشت کنید. سپس بقیه زمان خود بین کارهای کم اهمیت تر تقسیم کنید.
امروزه افراد با حجم بالای کار و کمبود زمان مواجه هستند. اکثر ما پس از اتمام ساعت اداری کارهای مهم ناتمام زیادی داریم که ذهن ما را تا روز بعد درگیر می کند. مهمترین کاری که باید انجام دهیم مدیریت زمان است. با این کار قادر خواهید بود، بهره وری خود را به طرز شگفت انگیزی افزایش دهید.

منبع: تبیان

دسته بندی اخبار

به کانال رسمی مبتکران در تلگرام بپیوندید