در اینجا به تکنینک‌های مدیریت زمانی میپردازم که به طور اخص در مورد مطالعات خود می‌توانید به کار ببرید.
زندگی هر کسی جنبه‌های مختلفی نظیری کار، خانواده زندگی شخصی و تحصیل دارد که باید میانشان موازنه ایجاد کند. برای آنکه از مطالعات و درس خواندن خود بهره ببرید، باید حس کنید که ابزاری برای کنترل زمان مطالعۀتان دارید.
در دست گرفتن اختیار زمان نیازمند قدری فکر و برنامه‌ریزی است.
مدیریت زمان ناکارآمد یعنی کار کمتری را به انجام می‌رسانید.
این موضوع به نوبۀ خود، منجر به استرس و اضطراب می‌شود که از مشکلات زندگی پرمشغله هستند. با توسعۀ مهارت‌های مدیریت زمان در خود، می‌توانید بسیاری از عوامل محرک استرس منفی را کاهش دهید و به سمت یک توازن مثبت و سالم میان کار و زندگی حرکت کنید.
مدیریت کارآمد زمان شما را قادر می‌سازد تا به صورت سیستماتیک به مطالعاتتان برسید؛ با تقسیم وظایف بزرگ به وظایف کوچکتر که دستیابی به آنها آسانتر است.
این امر به نوبۀ خود، این احساس را در شما ایجاد می‌کند که با پیشرویتان، دستاورد بیشتری داشته‌اید و می‌توانید در فهرست کارهایی که نیاز به انجام دارند، مواردی را تیک بزنید. تقویت حس دستاورد داشتن، اعتماد به نفس شما را تقویت کرده و شما را قادر می‌سازد تا مهارت‌های مطالعۀ خود را بیشتر توسعه دهید.
با این حال، درک این نکته که مدیریت زمان در مطالعه تنها محدود به کمیت زمان مطالعۀ شما، یعنی زمان تکمیل وظایف، نمی‌شود، مهم است. مدیریت زمان مطالعه به صورت موثر همچنین شامل نظارت به سطح انرژی شخصیتان و حس فعلیتان در رابطه با مطالعه و درس خواندن است. چنین کاری به شما کمک می‌کند که در رابطه با مطالعۀتان باانگیزه و متعهد بمانید.
به عبارت دیگر، مدیریت زمان مطالعه، یعنی آگاهی به محدودیت‌های شخصی خودتان و دانستن این موضوع که چه زمانی کار کنید و چه زمانی توقف. این امر همانقدر که به کمیت زمان مورد نیاز به مطالعه برمی‌گردد، به کیفیت آن نیز مربوط است.
ایجاد جدول زمانی مطالعه
ایجاد و پیروی از یک جدول زمانی شخصی‌سازی‌شده برای مطالعه، می‌تواند به چند دلیل به مطالعۀ شما و انگیزۀ شما کمک کند که عبارتند از:
یک جدول زمانی، تمرکز، الگو و ساختار را به مطالعۀ شما اضافه می‌کند.
جدول‌بندی زمانی شما را قادر می‌سازد تا هر بخش از مطالعات خود را مرور کنید، وظایف کلیدی را مشخص سازید و بازه‌های زمانی که به سراغشان می‌روید را شناسایی کنید.
ایجاد یک جدول زمانبندی یادگیری به شما کمک می‌کند تا بر مشکل کار امروز را به فردا انداختن و دودلی غیرضروری فائق آیید. ایجاد یک سیستم شخصی برای ساماندهی زمان مطالعۀتان برایتان مفید خواهد بود. این امر به شما اجازه می‌دهد تا تصمیم بگیرید که چه چیز باید انجام شود و چه زمانی. بدون چنین ساختاری زمان زیادی به خاطر کار امروز را به فردا انداختن یا پرت شدن حواستان به دلیل عناصر فرآیند مطالعه، از دست می‌رود. ممکن است دچار این عارضه شوید که چیزی را شروع کنید و سپس چیزی دیگر و عاقبت این سوال برایتان پیش آید که به کجا می‌روید.
مهم است که هنگام برنامه‌ریزی متوجه باشید که مطالعه در خلا اتفاق نمی‌‍افتد بلکه بایستی در کنار دیگر تعهدهای ثابت شما، نظیر کار یا خانواده، ساماندهی شود. می‌توانید برخی از فعالیت‌های منظمی را که می‌توان جابه‌جا کرد، یا کمتر انجام داد یا هنگام مطالعه و درس خواند از آنها اجتناب کرد را شناسایی کنید.
بسته به شرایط شما ممکن است، افراد دیگری نظیر همکاران، هم‌رشته‌ای‌ها، خانواده یا دوستانتان را در فرآیند برنامه‌ریزی دخیل کنید تا هر جا که ممکن بود درک، همکاری و حمایت آنان را جلب کنید. وقتی که یک جدول زمانبندی مطالعه تهیه می‌کنید که می‌توانید آن را با دیگران در میان بگذارید، کمک می‌کند که آنان احساس مشارکت و همراهی داشته باشند. همچنین به آنان یادآوری می‌شود که گاهی اوقات مشخص نباید موجب حواس‌پرتی شما شوند.
مهم است که "اوقات فراغت" را در جدول زمانبندی خود بگنجانید. از این زمان می‌توانید برای استراحت و فعالیت‌های اجتماعی، یعنی چیزهای به شما در رسیدن به توازن کمک می‌کنند، استفاده کنید. داشتن ظرفهای زمانی برای "اوقات فراغت"، به این معنی است که عنصر انعطاف را وارد جدول زمانی خود کرده‌اید. اگر یک وظیفه به زمان بیشتری نیاز داشته باشد یا اتفاق پیش‌بینی نشده‌ای رخ دهد، روشی برای فائق آمدن بر مشکل خواهید داشت.
همچنین هنگام برنامه‌ریزی و تهیۀ جدول زمانبندی، بایستی راجع به میزان زمانی که نیاز است به مطالعه و درس خواندن اختصاص دهید، فکر کنید. اگر یک دانشجوی تمام وقت هستید، مسلماً باید نسبت به کسی که یک دانشجوی پاره‌وقت است، زمان بیشتری به مطالعه اختصاص دهید.
زمانی که همۀ نکات بالا را مدنظر قرار دادید و به شرایط خود فکر کردید، شروع به آماده کردن یک جدول زمانبندی کنید.
معمولاً راحت‌تر این است که هنگام طراحی جدول زمانبندی، در قالب هفته‌ها فکر کنید، هر چند که از آنجایی که این جدول بسیار شخصی است، در نهایت انتخاب شما بسته به شرایط شماست. هر روز را به شکلی منطقی تقسیم کنید تا تعهدات خود را در آن جای دهید؛ اگر دانشجو هستید، توجه داشته باشید که باید در کلاسها و سمینارها شرکت کنید و در آنجا فرصت پرسش از استاد یا انجام تکالیف خود را خواهید داشت. اگر کار می‌کنید، بایستی بلوک‌های زمانی‌ای که سر کار هستید را حذف کنید. اگر پدر یا مادر هستید، زمانهایی را که باید فرزندتان را به مدرسه ببرید یا با او وقت بگذارید یا امثالهم را مشخص کرده و حذف کنید. بلوک‌های زمانی‌ای که در آنها تعهد دارید را حذف کنید و ببینید چه زمانی برای اختصاص به مطالعه برایتان باقی می‌ماند.
فرم جدول زمانبندی خود را نگاه دارید و هر هفته آن را بروز کنید. اگر یک روتین منظم دارید، بعید است که جدولتان در طی هفته‌های آتی تغییر چندانی کند.
استفاده از جدول زمانی
زمانی که تصمیم گرفتید که چه زمانی مطالعه خواهید کرد یا می‌توانید مطالعه کنید، باید نگاهی به وظایف مشخص و اینکه بناست در عمل هنگام زمان مطالعه چه کنید، بیاندازید. سعی کنید وظایفی را که نیازمند تمرکز هستند، نظیر تکالیف نوشتنی، به ظرفهای زمانی‌ای موکول کنید که سرحال‌تر هستید و حواس‌پرتی ندارید. وظایفی نظیر خواندن کتابها، نشریات علمی یا منابع اینترنتی به صورت گذری برای تشخیص بخش‌هایی از آنها که با کارتان مرتبط است، ممکن است به این اندازه تمرکز نیاز نداشته باشند.
در شروع هر هفته، لیست وظایفی که در آن هفته باید انجام شود را تهیه کنید. وظایف می‌توانند شامل خواندن بخشهای کلیدی یک کتاب، یافتن منابع برای اطلاعات جدید، برنامه‌ریزی برای یک تکلیف یا پژوهش در رابطه با حوضه‌ای مشخص باشند. وظایف را به ظرفهای زمانی مطالعۀ مربوط به آنها در جدول زمانی جای دهید. این امر به شما کمک می‌کند تا هوای میزان پیشرفت خود را داشته باشید و تاریخچه‌ای از مطالعاتتان نیز در اختیارتان می‌گذرد که در صورت لزوم می‌توانید به آن مراجعه کنید.
پیشرفت خود را تحت نظر قرار دهید؛ اگر نمی‌توانید وظیفۀ خاصی را به پایان برسانید، سعی کنید که دچار احساسات منفی نشوید؛ شاید بتوانید بخشی "وقت آزاد" خود در هفتۀ آتی به تکمیل کردن آن اختصاص دهید.
همزمان که در مطالعات خود پیش می‌روید، به دیدی واقعگرایانه در رابطه با اینکه در ظرفهای زمانی موجود چقدر می‌توان کار انجام داد می‌رسید و این به شما کمک می‌کند تا دقیق‌تر برنامه‌ریز کنید. وقتی که وظیفه‌ای را تکمیل کردید، آن را از فهرست وظایفی که باید انجام شوند، خط بزنید. به یاد داشته باشید که هدف از فهرست وظایفی که باید انجام شوند، جلوگیری از اتلاف وقت بر سر موضوعات نامرتبط یا غیرمهم است.
تعیین اهداف شخصی SMART
تعیین هدف، رمز داشتن مهارت‌های موفق در مدیریت زمان است. وقتی که برای خودتان اهدافی تعیین می‌کنید، امکان می‌یابید تا بر وظایف یادگیری اصلی که به حوضۀ مطالعۀ شما مربوط است، متمرکز شوید و این امر همچنین به شما کمک می‌کند تا تصویری روشن‌تر از مسیر پیش رو داشته باشید.
تعیین هدف، وقتی که در کنار یک جدول زمانبندی مطالعۀ شخصی مورد استفاده قرار می‌گیرید، مسیری ساختارمند را در اختیارتان می‌گذارد تا به صورتی متمرکز و با آرامش به مطالعات خود برسید. اهداف به یادگیری و توسعۀ شخصی شما جهت می‌دهند و شما را قادر می‌سازند تا بر پیشرفت خود نظارت داشته باشید و بدین ترتیب اعتماد به نفس و روحیۀ شما را بالا می‌برند.
همۀ اهداف باید از مخفف SMART پیروی کنند؛ یعنی هدف باید حائز ویژگی‌های زیر باشد:
مشخص (Specific): اهداف باید روشن، دقیق و خلاصه و مفید باشند. دقیقاً می‌خواهید به چه چیز برسید؟
قابل سنجش (Measurable): به روشهایی که بتوانید به کمکشان میزان پیشرفتتان در جهت هدف را بسنجید، فکر کنید. از کجا می‌فهمید که به هدفتان رسیده‌اید؟
قابل دستیابی (Attainable): همۀ اهداف شما باید واقع گرایانه و قابل دستیابی باشند. اگر اهداف غیرواقعگرایانه‌ای برای خود تعیین کنید و نتوانید به آنها دست یابید به اعتماد به نفستان ضربه خواهد خورد.
مرتبط (Relevant): اطمینان حاصل کنید که اهداف شما مرتبط هستند. برای رسیدن به چیزی که نیازی ندارید زمان نگذارید. ارتباط همچنین به این معناست که به ترتیب کار روی اهدافتان فکر کنید.
زمانبندی شده (Time Scaled): در نهایت بایستی چارچوبهای زمانی یا ضرب‌العجل‌هایی برای رسیدن به اهداف ایجاد کنید. در عین حال باید در نظر داشته باشید که زمانبندی‌ها ممکن است با پیشروی شما تغییر کنند، چرا دستیابی به برخی از چیزها، لاجرم بیش از آنچه که در ابتدا فکر می‌کردید، طول می‌کشند. هر چه بیشتر در تعیین کردن اهداف شخصی تمرین کنید، زمانبندی شما واقعگرایانه‌تر خواهد شد.